home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 02 / 8 / DISK0282.ZIP / CBD-READ.ME < prev    next >
Text File  |  1985-02-08  |  40KB  |  859 lines

  1.                       CHECKBOOK DISTRIBUTION PROGRAM *
  2.                A BASIC Program For The IBM-PC and Compatibles
  3.                ----------------------------------------------
  4.       
  5.            Copyright (C) 1984,1985 Productivity Computing Services
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                              TABLE  OF  CONTENTS
  15.                              ------------------- 
  16.  
  17.         Section                                                   Page
  18.         -------------------------------------------------------   ----
  19.  
  20.         Introduction & Reports                                      1
  21.         System Requirements, Minimum                                3
  22.         Preparation Of Working Diskette for Running The Program     3
  23.         Running The Program                                         4
  24.  
  25.         Menu 1:  Load Check Entries & Code Descriptions             5
  26.         Menu 2:  Enter & Edit Code Descriptions                     5
  27.         Menu 3:  Enter & Edit CheckBook Data                        6
  28.         Menu 4:  Sort, Develop & Print Results                      7
  29.         Menu 5:  Save Check Entries & Code Descriptions             8
  30.  
  31.         Hints For Using The Program, General                        8
  32.         Hints For Check Entry, Verification, And Editing            9
  33.         Hints For CheckBook Balancing                              10
  34.         Hints For Coding Of Entries                                11
  35.  
  36.         Trouble-Shooting                                           11
  37.         Disclaimer                                                 12
  38.         User Supported Software                                    12
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.        --------------------
  55.        * NOTE:  To use the program, please read the two sections titled      
  56.          "PREPARATION OF WORKING DISKETTE"  and  "RUNNING THE PROGRAM",    
  57.                         on pages 3 and 4, respectively.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.       INTRODUCTION & REPORTS:
  67.       ----------------------
  68.  
  69.            The  CheckBook Distribution Program  provides  a quick & easy 
  70.       way to group  check  or  credit card data into expense categories.  
  71.       For example,  check data may  be abbreviated to just the  $-Amount 
  72.       and a  short expense  Code for  speedy data  entry.  However, more 
  73.       complete entries, including dates and check descriptions, may also 
  74.       be used when desired.  This  flexibility provides fast results for 
  75.       tax, business, or budget purposes. 
  76.       
  77.            The program is  designed to be  simple and easy  to use.  One 
  78.       may start entering check data immediately,  and convenient editing 
  79.       features are  available for correction of  mistakes.  In addition, 
  80.       the program keeps a running check ledger balance to assist in data 
  81.       verification and checkbook balancing.  
  82.  
  83.            Four reports are provided,  as shown below.   Reports A and B  
  84.       provide  an input record for  Code Descriptions (optional) and for 
  85.       Check Entries.   Both reports  include automatic  sequence numbers 
  86.       for entries, which help make editing and cross referencing easier.  
  87.       Report B  also prints the running  account balance  for comparison 
  88.       with your checkbook.  
  89.       
  90.            The Distribution Results are presented in Reports C and D, as 
  91.       illustrated  on  the  next  page.  Report C  provides full detail, 
  92.       sorted  by  expense  Code  and  Check Description.  Report D  is a 
  93.       summary, including just the totals for each Code group.  
  94.  
  95.  
  96.               REPORT A:  CODE DESCRIPTIONS (Up to 60 )         1-25-1985 
  97.  
  98.          NO.  CODE       DESCRIPTION  (30)
  99.          ---  ---+ ------------------------------
  100.  
  101.           1.  =DS  ===DEPOSIT, SALARY===
  102.           2.  C    CHARITABLE CONTRIB.           
  103.           3.  M  + MEDICAL & DENTAL (Specify)
  104.           4.  UE   UTILITY, ELECTRIC
  105.  
  106.  
  107.       
  108.               REPORT B:  CHECK ENTRIES (Up to 800 )            1-25-1985
  109.  
  110.          NO.  Da/No  DESCRIPTION  (20)      $-AMOUNT  CODE  BALANCE,$
  111.          ---  -----  --------------------   --------  ---   ---------
  112.               1984
  113.           1.   1.01  OPENING BALANCE          300.00  =DS      300.00 *
  114.           2.         UNITED WAY                60.00  C        240.00 *
  115.           3.         DR HARVEY                 54.00  M        186.00 *
  116.           4.                                  103.00  UE        83.00 *
  117.           5.   1.10  SALARY                  1500.00  =DS     1583.00 *
  118.           6.         MEDICAL LAB               38.00  M       1545.00 *
  119.           7.         RED CROSS                 40.00  C       1505.00 *
  120.           8.                                   89.00  UE      1416.00 *
  121.           9.         DR HARVEY                 36.00  M       1380.00 *
  122.          10.         MEDICAL LAB               50.00  M       1330.00 *
  123.  
  124.                                              
  125.                                     - 1 -
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                   REPORT C:  DISTRIBUTION RESULTS              1-25-1985
  135.  
  136.             NO.   Da/No  DESCRIPTION  (20)      $-AMOUNT  CODE
  137.             ----  -----  --------------------   --------  ---
  138.                   1984
  139.  
  140.          ** =DS  ===DEPOSIT, SALARY===
  141.               1.   1.01  OPENING BALANCE          300.00  =DS
  142.               5.   1.10  SALARY                  1500.00  =DS
  143.                                                 --------
  144.                                       TOTAL =    1800.00 **
  145.                                                 ======== 
  146.          ** C    CHARITABLE CONTRIB.            
  147.               2.         UNITED WAY                60.00  C
  148.               7.         RED CROSS                 40.00  C
  149.                                                 --------
  150.                                       TOTAL =     100.00 **
  151.                                                 ========
  152.          ** M  + MEDICAL & DENTAL (Specify)
  153.               3.         DR HARVEY                 54.00  M
  154.               9.         DR HARVEY                 36.00  M
  155.                            SUB-TOTAL =      90.00 *
  156.               6.         MEDICAL LAB               38.00  M
  157.              10.         MEDICAL LAB               50.00  M
  158.                            SUB-TOTAL =      88.00 *
  159.                                                 --------
  160.                                       TOTAL =     178.00 **
  161.                                                 ========
  162.          ** UE   UTILITY, ELECTRIC
  163.               4.                                  103.00  UE
  164.               8.                                   89.00  UE
  165.                                                 --------
  166.                                       TOTAL =     192.00 **
  167.                                                 ========
  168.  
  169.                      BALANCE =     1330.00 ***
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.               REPORT D:  CODE DESCRIPTIONS & GROUP TOTALS      1-25-1985 
  175.  
  176.          NO.  CODE       DESCRIPTION  (30)           TOTAL $
  177.          ---  ---+ ------------------------------  ---------
  178.  
  179.           1.  =DS  ===DEPOSIT, SALARY===             1800.00
  180.           2.  C    CHARITABLE CONTRIB.                100.00
  181.           3.  M  + MEDICAL & DENTAL (Specify)         178.00
  182.           4.  UE   UTILITY, ELECTRIC                  192.00
  183.                                                    =========
  184.                                   BALANCE =          1330.00
  185.                                             
  186.                                               
  187.                                              
  188.                                              
  189.                                     - 2 -
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.       SYSTEM REQUIREMENTS, MINIMUM:
  198.       ----------------------------
  199.       
  200.            IBM-PC, or  Compatible, with 128K of RAM  and 1 Disk Drive
  201.            Printer
  202.            IBM or Microsoft Disk Operating System (DOS)
  203.            IBM or Microsoft BASIC Interpreter Program
  204.       
  205.       NOTE:  Data can  be entered most  efficiently by using  all of the 
  206.       keyboard editing keys, such as cursor movement, backspace, insert, 
  207.       and delete.  See your BASIC Manual for detailed descriptions.
  208.  
  209.  
  210.       PREPARATION OF WORKING DISKETTE For RUNNING THE PROGRAM: 
  211.       ------------------------------------------------------- 
  212.  
  213.            Preparation of a  working diskette is recommended for easiest 
  214.       operation.  It should include the following programs: 
  215.  
  216.            DOS, the Disk Operating System
  217.            BASIC, the Interpreter Program normally on the DOS Diskette 
  218.                 (if it is not available in a machine cartridge) 
  219.            CheckBook Distribution Program,  CBD.BAS,  along with related
  220.                 data files, such as CBD.DAT.
  221.  
  222.       For  a system with  2 disk drives,  use the steps described below.  
  223.       (Note:  Depress  the RETURN  key after  typing the  instructions.) 
  224.       These steps should  also work for  most single drive  systems.  In 
  225.       this case, drive "B" defaults to drive A and the computer provides 
  226.       messages  indicating when to change  diskettes.  If you have prob- 
  227.       lems, follow the procedures for FORMAT and COPY in the DOS Manual. 
  228.  
  229.            1. Insert  your  DOS diskette  into drive A  and an empty (or 
  230.                 new)  diskette  to  be  prepared  into  drive  B.  After 
  231.                 turning your computer  ON,  boot (ie. start) your system 
  232.                 by simultaneously depressing the 3 keys:  CTRL ALT DEL 
  233.  
  234.            2. Next,  format  the  diskette  in  drive  B  for  receiving 
  235.                 programs and data, and include the DOS operating system.  
  236.                 After the DOS  A>  prompt, type: 
  237.  
  238.                           FORMAT  B:/S
  239.  
  240.            3. Next, copy all programs  on the DOS diskette  that include 
  241.                 BASIC  as  part  of  the  file name.   After the DOS  A> 
  242.                 prompt, type: 
  243.  
  244.                           COPY  BASIC*.*  B:
  245.  
  246.            4. Next,  replace  the  DOS  diskette  in  drive  A  with the 
  247.                 diskette  containing the CheckBook Distribution Program, 
  248.                 CBD.BAS.  Then, after the  A>  prompt, type: 
  249.  
  250.                           COPY  CBD.*  B:
  251.                 
  252.            5. To complete the  job, remove  the newly  prepared diskette 
  253.                 from drive B  and label it "CBD Working Diskette".  Also 
  254.                 remove the original CheckBook  Distribution diskette and 
  255.                 put it aside as a backup diskette for this program. 
  256.  
  257.                                     - 3 -
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.       RUNNING THE PROGRAM: 
  266.       ------------------- 
  267.  
  268.            Place  the  CBD  Working  Diskette,  as prepared in the above 
  269.       section, into drive A.  This diskette  may now be used to boot the 
  270.       DOS  operating  system  by  depressing  the  CTRL ALT and DEL keys 
  271.       simultaneously.  When  the date  is requested,  enter the  current 
  272.       date  (if  necessary)  formatted  as:   12-31-84.  Otherwise, just 
  273.       depress the return key.  This  date is used later for  the reports 
  274.       and data files prepared during the computer session.  
  275.  
  276.            Then, after the  A>  prompt, type: 
  277.  
  278.                           BASIC  CBD
  279.  
  280.       to load and start the program.  The CheckBook Distribution Program 
  281.       message appears after  a few seconds,  followed by the  computer's 
  282.       internal date and the first Menu for option selection. 
  283.  
  284.            Now, just follow  the instructions in the Menus.  The program 
  285.       circulates through five main Menus for the following functions: 
  286.       
  287.            1.  Load Check Entries & Code Descriptions from Disk
  288.            2.  Add Entries & Edit Code Description File from Keyboard
  289.            3.  Add Entries & Edit Checkbook File from Keyboard
  290.            4.  Sort, Develop Results, and Print Reports
  291.            5.  Save Check Entries & Code Descriptions to Disk
  292.  
  293.       Menu  selections are  made by  typing the  characters indicated in 
  294.       parenthesis, followed by the return key.   The Menus automatically 
  295.       step from one to the next upon exit.   No. 5 returns to either No. 
  296.       1 or No. 2,  depending on the option chosen.  Thus, it is  easy to 
  297.       circle  back  to  earlier  functions  if  desired.  The return key 
  298.       (referenced later as RETurn) is used to exit from Menus 1, 4, & 5.  
  299.       An asterisk (*),  then the RETurn  key, is used  to exit from  the 
  300.       Data Entry Menus,  2 &  3.   This  two step  procedure helps avoid 
  301.       accidental exit during data entry.  
  302.  
  303.            Experiment with circulating through the Menus.  Just use  the 
  304.       RETurn  key,  or  *  and  RETurn,  to  go from one to the next  as 
  305.       indicated in  the Menu options.  At Menu  5, choose the "NEW File" 
  306.       option by typing:   N and RETurn. If  you wish, you may  print the 
  307.       full contents  of the  screen on  your printer  by depressing  the 
  308.       SHIFT  and  PRTSC  keys  simultaneously.   Screen prints provide a 
  309.       handy external reference. 
  310.  
  311.            Options at each  Menu are discussed below.  The  first one or 
  312.       two  paragraphs  of  each  section  suggest  a hands-on use of the 
  313.       Program to help in getting started.  Later paragraphs provide more 
  314.       advanced information.  For quick familiarization, the hands-on use 
  315.       at  the beginning of each of the  5  Menu sections is recommended.  
  316.       After the quick review of each menu, you can go directly to Menu 3 
  317.       and start entering check data if you wish. 
  318.  
  319.  
  320.                                            
  321.                                     - 4 -
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.       MENU 1:  LOAD CHECK ENTRIES & CODE DESCRIPTIONS From DISK:
  332.       ---------------------------------------------------------
  333.  
  334.            Try the first option at this Menu,  by typing:  L and RETurn.  
  335.       The Check Entry and  Code Description files for the  example shown 
  336.       above  will be  loaded into  memory.  Then,  at later  Menus these 
  337.       files can  be changed,  new entries  can be  added, results can be 
  338.       printed, and the revised files can be re-saved.  
  339.  
  340.  
  341.       MENU 2:  ENTER & EDIT CODE DESCRIPTIONS, Starting With:
  342.       ------------------------------------------------------            
  343.  
  344.            You  are presented with  3 options initially.   To start data 
  345.       entry after the last entry in the current file, just press RETurn.  
  346.       Now, the program provides instructions for editing and data entry.  
  347.       It then  gives a  prompt  to accept an  additional  data entry, as 
  348.       follows:  E=  5  ?   The "E=  5"  shows the active entry  No., and 
  349.       the "? "  indicates that the program is awaiting an entry from the 
  350.       keyboard.  You  can now  enter additional  Codes and  Descriptions 
  351.       into the file.  
  352.  
  353.           Prior entries can  also be inspected and  edited (ie. changed) 
  354.       by  typing the  edit characters indicated under  EDIT OPTIONS  for 
  355.       this Menu.  For example, to check to see what Codes are now in the 
  356.       file, type:   **1  and  RETurn.   After  listing  the current file 
  357.       entries  on the  screen, the  program again  returns to  accept an 
  358.       additional   entry  or  another   edit  instruction.   Follow  the 
  359.       instructions  if you  wish to  modify an  entry or  add a new one.  
  360.       Remember to use  the RETurn key  to signal the  computer to accept 
  361.       your  entry.   To  exit  and  go  to the next menu,  type:  * then 
  362.       RETurn. 
  363.  
  364.            Entries for  Code Descriptions  must follow  the fixed format 
  365.       printed directly above the first requested entry.  The first three 
  366.       spaces are reserved for  the 3-character Code.  The  next position 
  367.       (the fourth) is reserved for a  special option that provides for a 
  368.       second level  of check grouping.  This  option develops sub-totals 
  369.       based  on check description, within a Code  group.  This option is 
  370.       activated  by including  a  +  in  position 4  for the appropriate 
  371.       Codes.  Further information on Check grouping is also given  below 
  372.       in the last paragraph under the discussion for Menu 3. 
  373.  
  374.            Code Description entries are  not required;  the program will 
  375.       automatically  use whatever  it finds  in the  Check entries.  Any 
  376.       Codes  in  the  Check  file  which  are  not  present  in the Code 
  377.       Description  file,  are  automatically  transferred  to  the  Code 
  378.       Description  file.  This transfer,  including a blank description, 
  379.       occurs when Report C is developed.  Any extra codes from the Check 
  380.       file can  be seen in Reports A or D,  when  they are printed after 
  381.       Report C. 
  382.  
  383.            It is further noted that a blank Code is  permissible as long 
  384.       as  a Check  Description is  provided for  the corresponding Check 
  385.       entries.  A  blank Code entered with  a description at Menu 2 will 
  386.       automatically  initiate the  "+"  option for Check sub-grouping by 
  387.       Check Description. 
  388.  
  389.                                     - 5 -
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.       MENU 3:  ENTER & EDIT CHECKBOOK DATA, Starting With:
  397.       ---------------------------------------------------        
  398.  
  399.            This Menu  is similar to Menu 2,  except it  is used for  the 
  400.       Check data entries.   Again, type RETurn to  activate instructions 
  401.       and data entry. 
  402.  
  403.            Now, lets look  at the last entry (No.  10) for editing.  The 
  404.       EDIT OPTION, *n,  is designed for changing an entry.  To edit line 
  405.       10,  type:   *10  and  RETurn.  Now,  the  prior  Check  entry  is 
  406.       re-printed for editing, and the entry line No. is set to 10.  This 
  407.       means that  the next Check entry will  replace the current No. 10.  
  408.       At this point, there are 3 choices: 
  409.  
  410.                1. type a direct entry for this line No.,
  411.                2. move the cursor up and change the reprinted line, or
  412.                3. choose another EDIT option.
  413.  
  414.       In each case, press  RETurn to complete the entry.   For the first 
  415.       choice, you  may retype  the entry  using the  normal entry format 
  416.       discussed  below.  However, the second choice  may be used to help 
  417.       speed the editing process.  For this choice, move the cursor up to 
  418.       the  reprinted line,  then move  to the  part to be corrected, and 
  419.       make the change.  In this example, you can add a date (since  none 
  420.       was given initially), or change the $-AMOUNT, or perform any other 
  421.       editing.  The  third choice may be used if  the line does not need 
  422.       editing.  Then you may choose another edit option  to advance to a 
  423.       different line.  For example, typing  *999 and RETurn  would cause 
  424.       the program to search for  line  999  to edit.  When the requested 
  425.       line No. is  too high, the  program automatically defaults  to the 
  426.       next open entry for the  file.  Try all the options at Menu 3.  If 
  427.       you  wish  to  re-list  the  screen  instructions,  type:  *** and 
  428.       RETurn. 
  429.  
  430.            Note that the net account  Balance through the last check  in 
  431.       the file is printed after each Check entry, as:  
  432.  
  433.                            **Bal.@ 10 =   1,330.00
  434.  
  435.       This provides a running total to compare with your Check ledger.
  436.  
  437.            Check  entries  may  have  up  to  four  possible  fields, as 
  438.       specified below:  
  439.  
  440.            Date or Check No.;  Check Description;  $-AMOUNT;  Code.
  441.  
  442.       A free-field format is used for Check  entries where each field is 
  443.       ended  by  a  semicolon  (;)  to  keep  the fields separate.  This 
  444.       separation  is required  to give  flexibility in  data entry.  For 
  445.       example to save work, only two fields are required:  the  $-AMOUNT 
  446.       and one  other.  Also, note  that the Check  Description field and 
  447.       the Code field must start with an alphabetic character.  The other 
  448.       two,   Date/Check No.  and  $-AMOUNT,  should  be  valid  numbers.  
  449.       (However,  for a date you may use  /  or  -  to separate month and 
  450.       day.)   In addition, all Codes  used for  DEPOSITS to your account 
  451.       (including the opening balance) must have an equal sign (=) as the 
  452.       first  character.   This  special  coding  is required to separate 
  453.       credits from debits in developing the account balances. 
  454.  
  455.                                     - 6 -
  456.  
  457.                                             
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.            Entries are accepted after the  "E=  n ? "  prompt,  where  n
  464.       is the entry sequence number.  Examples of valid check entries are 
  465.       shown below:  
  466.                           103; UE
  467.                           RED CROSS;40;C
  468.                           2054;  SALARY;  1500;  =DS
  469.  
  470.       The first entry, which  uses only two fields ($-AMOUNT  and Code), 
  471.       is  the  easiest  entry  option.   The  second  includes  a  Check 
  472.       Description  for further information.  The third is a full 4 field 
  473.       entry,  starting with a Check No. instead of a Date.  This example 
  474.       also includes  the  =DS  Code  where  the  =  signifies an account 
  475.       deposit.  It  is further noted  that extra blank spaces before  or 
  476.       after the semicolons are not required, but they are permitted. 
  477.  
  478.            Note that only capital letters  were used in  these examples.  
  479.       Lower case letters  are also permissible.   However, for Code  and 
  480.       Check  Description  entries, the  computer  considers a lower case 
  481.       letter to be different than its upper case counterpart.  Thus, "m" 
  482.       and "M" are treated as different  Codes, and each would be grouped 
  483.       separately.   Consequently, it is  often wise to  use the keyboard 
  484.       CAPS LOCK to avoid mixup of lower and upper case letters. 
  485.  
  486.            Distribution   of  Check  entries   into  categories  may  be 
  487.       controlled  in two  ways.  Checks  may be  grouped by use of short 
  488.       codes such as "M" for Medical, or they may be grouped by identical 
  489.       check  descriptions.   The  short  codes  (up to 3 characters) can 
  490.       greatly reduce keystrokes for data entry and are recommended.  For 
  491.       example in Reports  B and C  above, see the  utility check entries 
  492.       Coded UE.   Also, the  two methods  may be  combined so that check 
  493.       description  categories can  be grouped  within Code groups.  This 
  494.       combined approach was used within the "M" Code category in Table C 
  495.       above.  The combined option for two level grouping is  selected by 
  496.       placing a plus sign  (+)  in  position 4  of the  Code Description 
  497.       entry, as illustrated in Report A.  
  498.  
  499.  
  500.       MENU 4:  SORT, DEVELOP AND PRINT RESULTS:
  501.       ----------------------------------------
  502.       
  503.            Menu  4  does  the  work.   It  provides  options  to   sort, 
  504.       calculate,  and  report results.   Try  option  Z  for "ALL of the 
  505.       Above" by typing:   Z and RETurn.  This will direct the program to
  506.       sort the Description Codes,  then print Reports A and  B.  Next it 
  507.       will  develop and print  Report C, the  Distribution Results.  (If 
  508.       you  have large  files, this  may take  some time,  so do  not get 
  509.       impatient.)  After Report C is complete, a supplementary menu will 
  510.       appear with options to see Report D.  Select option P  to print it 
  511.       also. 
  512.  
  513.            As the Menu shows, any one of the reports can be selected for 
  514.       printing separately.   In addition, this  Menu has a  provision to 
  515.       sort the Code Description file into alphabetical order for further 
  516.       reporting.  Option F  provides a way  to develop the  results to a 
  517.       special  file  without  printing  detailed  Report  C.   This is a 
  518.       shortcut to  develop the  group totals  for Report D  if  detailed 
  519.       Report C is not needed.  
  520.  
  521.                                     - 7 -
  522.                                          
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.            Report B  for Check Entries  always develops  the cumulatives 
  529.       (ie. account balances) from  the beginning.  However, printing  of 
  530.       Check Entries can be shortened to include only the recent entries.  
  531.       For example  if you have made  250 Check Entries and  only want to 
  532.       print the last 50 , you could type:  B200 and RETurn  to begin the
  533.       report  at  Entry  200.    This  provision  is  handy   for  quick 
  534.       verification  of both Check entries  and checkbook balances. 
  535.  
  536.  
  537.       MENU 5:  SAVE CHECK ENTRIES & CODE DESCRIPTIONS On DISK:
  538.       -------------------------------------------------------
  539.       
  540.            This last  Menu has options  to file your  entries for future 
  541.       use,  and to initiate a new  file.  If you  choose option S,  your 
  542.       data  will   be  filed   automatically  on   the  indicated  file.  
  543.       Otherwise, you  can type any valid DOS  file specification of your 
  544.       choice.  Be careful here, because filing will automatically delete 
  545.       the   prior   file   of   the   same  file  specification.   While 
  546.       experimenting,  just  use  the  RETurn  key  to by-pass filing and 
  547.       return back to Menu 2. 
  548.  
  549.            Menu 5  has a selection of file options that are very similar 
  550.       to those for loading a file at Menu 1.  These are printed below:
  551.  
  552.            5.  SAVE CHECK ENTRIES & CODE DESCRIPTIONS On DISK:
  553.                  (S)    To File:            `A:CBD.DAT' 
  554.                  (   )  To File Specified:   d:a8.3 
  555.                  (A/B)  List Files on selected Drive, A or B 
  556.       
  557.       The first option provides a shortcut to access a preset  "default" 
  558.       file.   The   example  shown  above  is  available  in  this  file 
  559.       initially, as we found at Menu  1.  In Menu 5,  for Saving a file, 
  560.       the  default  provides  the  same  name  as  the file currently in 
  561.       memory,  if  the  file  loaded  was  different  from  the original 
  562.       default. 
  563.  
  564.            The  second  option  allows  for  selection of any file.  The 
  565.       notation,  d:a8.3,  is intended as an aid for developing a correct 
  566.       file name as follows:  
  567.       
  568.            d:  indicates a drive specification such as A: or B:, etc.  
  569.            a8  indicates a file  name with up  to 8 characters (See DOS 
  570.                     Manual for legal characters).  
  571.            .3  indicates optional file extension with up to 3 characters. 
  572.       
  573.            For the third option in Menu 5, type either  A  or  B  for an 
  574.       easy way to see what files are already on the indicated disk. 
  575.  
  576.  
  577.       HINTS FOR USING THE PROGRAM, GENERAL:
  578.       ------------------------------------
  579.  
  580.            Hints to help start  productive use of this program are given 
  581.       for three application areas:
  582.  
  583.                      Check Data Entry & Editing
  584.                      CheckBook Balancing
  585.                      Coding of Entries
  586.  
  587.                                     - 8 -
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.       It  is recommended  that you  read all  three Hint sections before 
  597.       using the ideas.  Then try the ideas on some of your own checkbook 
  598.       data.  Enter data for 10 to 20 checks and test the results.
  599.  
  600.  
  601.       HINTS FOR CHECK ENTRY, VERIFICATION, AND EDITING:
  602.       ------------------------------------------------
  603.  
  604.            All of the  data you need to start may  be obtained from your 
  605.       check ledger.  Do not worry about Code categories yet -- just make 
  606.       them up as appropriate while you enter data for each Check.
  607.  
  608.            Follow  the  instructions  above  to  reach  Menu 3 for Check 
  609.       entries.  Choose  initial option  E   to start with a new,  empty, 
  610.       file.  Then use the following steps:
  611.  
  612.            1.  Data Entry.  Make several  check entries similar to those 
  613.            shown in Report B.  Be sure to start with the opening balance 
  614.            as  a  separate  entry.   Use  the  semicolon (;) to separate 
  615.            fields, and enter at least  two fields -- a $-AMOUNT  and one 
  616.            other.  Complete each  entry by the  RETurn key.  If  you are 
  617.            proficient at  typing, it  is not  necessary to  look at  the 
  618.            screen.  Verification and  correction of entries can  be done 
  619.            later.  Note that  you may choose  to enter the  Date  OR the  
  620.            Check Number  in the first field -- but not both for the same 
  621.            check.  You  may mix them,  eg. use  Check No. for checks and 
  622.            Date for deposits.
  623.  
  624.            2.  Verification.   Use the  **n  Edit Option to see what the 
  625.            computer thought you told it.  Type  **1  to list all entries 
  626.            from  the beginning.  (If there are more than 20 entries, use 
  627.            CNTL with  NUM LOCK to temporarily halt listing.  Use any key 
  628.            to  start up  again.)  Compare  the screen  results with your 
  629.            check  ledger and note  the sequence number  of any erroneous 
  630.            entries.  If you  entered Check Nos., they  may be referenced 
  631.            directly for editing if they are between 1000 and 99999.
  632.  
  633.            3.  Editing  (Correction).    Use  the   *n   Edit  Option to 
  634.            prepare one line for edit.  The  "n"  may be either the Entry 
  635.            sequence No.,  or  a  Check  No.  if in the range 1000-99999.  
  636.            After the line is made available for edit, retype it, or make 
  637.            changes directly to the re-listed line, whichever is easiest.  
  638.            The insert line ">n" and delete line "<n" options may also be 
  639.            used similarly.  However, note that these two options  change 
  640.            all subsequent line sequence numbers, since they renumber the 
  641.            entries.  Line  number confusion  may be  avoided by  editing 
  642.            lines from the highest number first.
  643.  
  644.            4.  Printing.   Use  *  and RETurn to go to the next Menu, 4.  
  645.            There, select Option B to print Report B for further  account 
  646.            verification.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.                                      - 9 -
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.       HINTS FOR CHECKBOOK BALANCING:
  662.       -----------------------------
  663.  
  664.            Three steps are important for checkbook balancing.  They are:
  665.  
  666.            a)  Start  from  a  correct  prior  balance.  After the first 
  667.            balance verification,  this will  become automatic  as future 
  668.            entries are added to the verified base file. 
  669.  
  670.            b)  Verify all intervening  checks for correct amounts,  with 
  671.            no extra checks and no missing checks. 
  672.  
  673.            c)  Last, subtract checks not included in the bank statement.
  674.  
  675.       Many of the  problems in checkbook balancing occur in items a) and 
  676.       b) above.  Such problems can  be greatly reduced by following  the 
  677.       procedures recommended in Hints on Check Entry & Verification.   
  678.  
  679.            For  cross-referencing to a bank  statement, it is convenient 
  680.       to have  Check Nos.   Thus, for  this purpose,  use Check  Nos. in 
  681.       field  one of  the Check  entries.  Steps  for checkbook balancing 
  682.       then include:
  683.  
  684.            1.  Print  Report  B  for  Check  entries  and  Balances,  as 
  685.            described in the prior section.
  686.  
  687.            2.  Verify  your  check  balance  with  the  computer's check 
  688.            balance.  If  you  find any further  errors in check entries, 
  689.            correct  them  as  indicated  in  the prior section and print 
  690.            Report B again.
  691.  
  692.            3.  SAVE the complete, verified, file of Check entries before 
  693.            further modification.  This may be done at  the next Menu, 5.  
  694.            Use  a new file  name, because any  previous file of the same 
  695.            name on the disk  will be deleted.  For example,  you may use 
  696.            CBD.D84  to  relate the file to 1984.  Then, if the file disk 
  697.            is in drive A, you could type:  A:CBD.D84
  698.            for the file specification at Menu 5.
  699.  
  700.            4.  Reconcile  with  statement  balance.   To reconcile  your 
  701.            balance with a bank statement,  the checks which have not yet 
  702.            cleared at  the bank  must be  deleted from  the balance (ie. 
  703.            added back).  With the  CBD program, this may be accomplished 
  704.            easily at Menu 3 with the Edit Option for  deletion,  <n,  by 
  705.            line  or Check No.   As noted above,  deletion of the highest 
  706.            line Nos. first  will help avoid re-numbering confusion.  The 
  707.            program shows the new  final balance after each  deletion, so 
  708.            you know immediately when a confirming balance is reached. 
  709.  
  710.            5.  Use  SHIFT and  PRT SCreen  to provide  a record  of your 
  711.            deletions  and  resulting  balances.   You  may  also wish to 
  712.            re-print Report B after completing the deletions.
  713.  
  714.            6.   Normally  you  would  not  save  this  abbrievated file.  
  715.            However if you do wish to save it, be sure to use a DIFFERENT 
  716.            File Name, or your prior file will be destroyed!
  717.  
  718.                                                
  719.                                     - 10 -
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.       HINTS FOR CODING OF ENTRIES:
  727.       ---------------------------
  728.  
  729.            Codes are not required for every check;  they are most useful 
  730.       when there are  several checks in a Code category.   Then,  select 
  731.       Codes   that  are   short  and  easily  remembered.   Examples for 
  732.       utilities may be:
  733.                            UE   Electric
  734.                            UG   Gas
  735.                            UP   Phone
  736.                                            
  737.       When  only 1 or 2  Checks are likely to  be in a group, a separate 
  738.       code is  not necessary.  For  these Checks, use  a blank catch-all 
  739.       Code, as: 
  740.                            ___+ Blank, Specify Description
  741.  
  742.       where the  underscore (_) represents  no characters.  Note  to use 
  743.       the  +  option  (in  column  4)  for  additional  sorting on Check 
  744.       Description.   Now, whenever a check is entered which does not fit 
  745.       any other  code, just  include a  Check Description  in the entry.  
  746.       All such checks will then be grouped together.
  747.  
  748.            For completeness, it is  also convenient to have  a catch-all 
  749.       code  for all  remaining checks  for which  a specific category is 
  750.       unimportant.   This  may include  checks  for  cash,  payments for 
  751.       charge cards, etc.  Use any easily remembered Code, such as A.  If 
  752.       all of  your annual expenditures are included  in your checks, the 
  753.       results of this program may be  used to calculate the amount spent 
  754.       for sales tax.  Use  the total of dollars spent  for sales taxable 
  755.       items, then apply the appropriate tax rate.  Now, you may  compare 
  756.       your  actual expenditure with  the number estimated  in the Income 
  757.       Tax instructions  to determine which is higher.  If your actual is 
  758.       higher, the extra deduction may repay the cost of this program. 
  759.  
  760.            Finally,  be  sure  to  use  the  equal sign (=) as the first 
  761.       character  of  all  Codes  for  deposits,  including  the  opening 
  762.       balance.  
  763.  
  764.            After planning your codes, go  to Menu 2 and enter  the Codes 
  765.       and  their Descriptions.   The Codes  do not  need to be enterd in 
  766.       alphabetical order -- they can be sorted via Menu 4  later.  Also, 
  767.       the program will  provide grouping for ALL Codes  even if some are 
  768.       missing from the  Code Description file.  It puts missing Codes at 
  769.       the  end  of  the  Code  file,  when  they  are  encountered while 
  770.       producing Report C for Results. 
  771.  
  772.  
  773.       TROUBLE-SHOOTING: 
  774.       ---------------- 
  775.       
  776.            If a  program break occurs, or  if the  program stops for any 
  777.       reason,  be  careful  or  you  will  LOSE  ALL DATA that have been 
  778.       entered since entries were last saved.  DO NOT type RUN, or change 
  779.       any  program statements!  Generally, the  program may be restarted 
  780.       without loss of data  after correcting the indicated problem (such 
  781.       as printer out of paper) and typing CONT on a blank line, followed 
  782.       by a  return.  If this fails, type  GOTO 33,  which  re-enters the 
  783.       program at Menu 2. 
  784.                                           
  785.                                    - 11 -
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.            It is good practice  to store your entries  on disk from time 
  792.       to time during long data entry sessions.  Then they are preserved, 
  793.       and may be reloaded in case of any computer interruption or memory 
  794.       loss.  Large files should also be backed up on a separate disk for 
  795.       further safety. 
  796.  
  797.  
  798.       DISCLAIMER:
  799.       ----------
  800.  
  801.            The CheckBook Distribution Program is offered  AS IS  with no 
  802.       express or implied warrantees of any kind. 
  803.  
  804.  
  805.       USER SUPPORTED SOFTWARE:
  806.       -----------------------
  807.  
  808.            This program is distributed under the User Supported Software 
  809.       concept,  which lets the user determine a program's value after it 
  810.       has been tested.  I hope you  find the program sufficiently useful 
  811.       to be  worth a  small support  fee.  The  support will help defray 
  812.       programming  costs and  put you  on a  mailing list  for notice of 
  813.       changes  and  additions.    Also,  comments  and  suggestions  are 
  814.       welcome.  Please send correspondence to the address below. 
  815.  
  816.  
  817.       ---------------  CHECKBOOK DISTRIBUTION PROGRAM  -----------------
  818.       |                                                                |
  819.       |  USER SUPPORTED SOFTWARE:  IF YOU  ARE USING THIS PROGRAM AND  |  
  820.       |           FIND IT OF VALUE,  A CONTRIBUTION of  $20            |
  821.       |                 WOULD BE GREATLY APPRECIATED.                  |
  822.       |                                                                |
  823.       |                              THANKS,                           |
  824.       |                                                                |
  825.       |                              John  Stevens                     |
  826.       |                              PRODUCTIVITY COMPUTING SERVICES   |
  827.       |                              P. O. Box 5892                    |
  828.       |                              Pasadena, California  91107       |
  829.       |                                                                |
  830.       ------------------------------------------------------------------
  831.  
  832.       Note:  You are also encouraged to copy and share this program with 
  833.              other users, provided that:    
  834.  
  835.              1.   All three files are distributed together, and they are
  836.                   not modified in any way.  The three files are:       
  837.  
  838.                        CBD.BAS       The CheckBook Distribution Program
  839.                        CBD.DAT         --Data for the Example
  840.                        CBD-READ.ME     --Documentation    
  841.  
  842.              2.  No price is charged for the  software or documentation, 
  843.                  other than a nominal  duplication charge not to  exceed 
  844.                  $10. 
  845.  
  846.  
  847.       GOOD LUCK!
  848.  
  849.                                                                  2-08-85
  850.  
  851.                                    - 12 -                                
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.